Dela dokument med externa personer i SharePoint 2013 och Office 365

I SharePoint 2013 finns en version av fildelning som heter “guest link” eller “anonymous link” som vid första anblicken liknar det Dropbox och andra produkter erbjuder. Men hur användbar är den egentligen?

Funktionen döljer sig bakom den oansenliga kryssrutan “Kräv inloggning” i delningsgränssnittet. Om man bockar bort den genereras en länk som gör att man kan nå filen direkt, utan inloggning.

Men vad krävs för att få använda funktionen? Det är ganska långt ifrån en DropBox-dödare i varje fall: Det är bara de som har fullständiga behörigheter som får skapa “guest links”.

Så funktionens användbarhet är ganska begränsad, i varje fall om du jobbar med en centralt styrd SharePoint-struktur. Du kan dessutom bara dela enstaka filer, inte mappar.

Om du jobbar med en friare struktur, t ex där alla får skapa egna webbplatser, så kan administratörerna av varje webbplats dela sina dokument. Då kan det vara användbart.

Mer läsning finns här:

http://office.microsoft.com/en-us/office365-sharepoint-online-enterprise-help/manage-external-sharing-for-your-sharepoint-online-environment-HA102849864.aspx